Stadt führt nur noch digitale Personalakten

(Freiburg) Im Zuge ihrer Digitalisierungsstrategie hat die Stadtverwaltung 1.000.000 Seiten Papier zur Entsorgung für die Schreddermaschine freigegeben. Damit hat Freiburg mit den Personalakten im Rathaus einen mehrjährigen Umstellungsprozess auf digital organisierte Personalarbeit abgeschlossen.

Die Digitalisierung vieler Arbeitsbereiche der Stadtverwaltung dient dazu, Bürgerinnen und Bürger einen besseren Service zu bieten. Zugleich organisiert die Stadt dadurch ihre Verwaltungsabläufe effizienter und spart mit der Umstellung Archivierungsfläche, weil Akten nicht mehr ausgedruckt an einem Ort abgelegt werden müssen.

Ein Teil der Umstellung auf digitale Arbeitsprozesse betrifft die Aktenführung. Immer mehr Unterlagen können nun vollständig digital abgespeichert werden. So ist es auch bei den Personalakten.

Heute wurde die vollständige Umstellung auf die digitale Personalakte vollzogen. Alle notwendigen Schritte zur digitalen Aktenführung sind mittlerweile möglich und rechtssicher handhabbar, sodass auf analoge Akten verzichtet werden kann. Die Einsparung von 1.000.000 Seiten Papier bedeutet auch das Einsparen von 140 laufenden Metern Archivierungsfläche.

Oberbürgermeister Martin Horn: „Mit der Entsorgung von einer Million Seiten Papier beenden wir bei den
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Personalakten eine doppelte Archivierung. Wir wollen die Chancen, die die Digitalisierung bietet, konsequent nutzen."

Landesweit gilt die Stadtverwaltung bei der Umstellung auf elektronische Arbeitsprozesse und Aktenführung im Personalwesen als Vorreiter.

Die Stadtverwaltung arbeitet seit dem Jahr 2015 mit einem einheitlichen Konzept an der Umstellung. Das Rathaus im Stühlinger ist mit der zentralen Fläche für Akten räumlich so eingerichtet, dass künftig elektronische Akten geführt werden. In zahlreichen Bereichen wird die digitale Akte bereits genutzt, so zum Beispiel bei der Ausländerbehörde. Ein weiteres Beispiel ist der Eigenbetrieb Friedhöfe: Hier wurden vor dem Neubau des Verwaltungszentrums etwa 50.000 Gräberakten digitalisiert. Schon bei der Planung konnte dadurch auf über 60 m² Registraturfläche verzichtet werden.

Als aktuelles weiteres Projekt steht die Einführung des elektronischen Rechnungseingangs an. Dieser soll noch in diesem Jahr starten. Der Empfang per Post bleibt weiter möglich. Die interne Weiterverarbeitung erfolgt künftig ausschließlich digital. Dies spart Papier, Porto, Arbeitszeit und beschleunigt die Zahlungsabwicklung.